Prozessmanagement
confideon hat aufgrund unterschiedlichster Aufgabenstellungen (z.B. im Rahmen von integrierten Managementsystemen oder der Geschäftsprozessoptimierung) Prozessmanagement in öffentlichen Unternehmen und Verwaltungen eingeführt.
Das individuelle Vorgehen basiert dabei auf erprobten Methoden und Aktivitäten, die je nach Zielstellung zusammengestellt oder angepasst werden.
Prozesslandkarte als Grundlage
Start eines Projekts und inhaltlicher Auftakt zum Prozessmanagement ist häufig der Workshop „Prozesslandkarte“.
Die Prozesslandkarte ist die grafische Übersicht der Unternehmensprozesse, welche Prozesse es im Unternehmen gibt. Diese kann - wie eine Landkarte - aus Übersichtskarten und Detailkarten bestehen, oder alles auf einen Blick zeigen. Die Prozesslandkarte wird zum Beispiel im Kreis der Führungskräfte mit Hilfe von Moderationsmethoden erstellt. Erfahrungen, auch mit größeren Gruppen in kurzer Zeit Prozesslandkarten zu erarbeiten, liegen umfangreich bei confideon vor (u.a. Tiefbauamt Stuttgart, Ruhrverband, Niedersächsisches Landesamt für Bodenforschung, Hamburger Friedhöfe, Deutscher Wetterdienst).
Prozessaufnahme und Dokumentation
Die Aufnahme der Prozesse erfolgt in Prozessgruppen aus Führungskräften und Mitarbeitern, die mit den Prozessen vertraut sind. Die Gruppen werden im ersten Termin in das Thema Prozessmanagement eingeführt (Schulungsaspekt) und mit den Zielen vertraut gemacht.
Diese Gruppen beschreiben zunächst eine Prozessvariante, die der derzeitigen Bearbeitungsweise (Ist-Prozess) entspricht. Dabei werden die Ablaufschritte, die Zuständigkeiten, die jeweils zu verwendenden IT-Verfahren, Vordrucke usw. sowie insbesondere die Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten, zu Kunden und zu Dritten, dargestellt. Dabei ist die Methodik der Prozessaufnahme unabhängig von dem eingesetzten Prozessmodellierungs-Tool.
Grundsätzlich erfolgt bereits bei der Aufnahme des Ist-Prozesses eine Erhebung der bekannten Defizite aus Sicht der Gruppe. Diese sowie die Kosten- und Leistungskennzahlen dienen als Grundlage für die Phase der Prozessoptimierung, da sich hieraus häufig auch erste Ansätze für die Ursachenanalyse hinsichtlich der Unterschiede von Kosten- und Leistungskennzahlen ergeben.
Ergänzt wird die Prozessaufnahme gegebenenfalls durch Interviews mit den Prozessexperten im Unternehmen.
Prozessoptimierung
Ausgehend von Ist-Prozessen werden Soll-Prozesse formuliert. Zunächst wird zum Beispiel mit den Prozessgruppen ein Katalog mit Prozessverbesserungsansätzen ausformuliert. Zu jedem Ansatz werden die erwartete Wirkung sowie der Aufwand zur Umsetzung eingeschätzt. Eine Priorisierung erfolgt weiterhin über den gewünschten Zeitraum bis zur Umsetzung. Aus den diskutierten Vorschlägen wird eine Vorzugsvariante (Welche Kombination an Veränderungen sollte umgesetzt werden?) ausgewählt und zur Entscheidung aufbereitet. In dem so erarbeiteten Soll-Prozess werden die Verbesserungen abgebildet, so dass eine Gegenüberstellung der Prozessmodelle (Soll-Ist) die Unterschiede deutlich macht. Es werden also nicht alle denkbaren Veränderungen vorgeschlagen, sondern die aus Sicht der Arbeitsgruppe als wünschenswert und realistisch eingestuften. Bei allen Verbesserungsansätzen wird immer wieder darauf fokussiert, ob sie „zieldienlich" sind. Für jeden Soll-Prozess wird auf diese Weise ein Umsetzungsmaßnahmenplan in der Gruppe erstellt.
Die so erarbeiteten Soll-Prozess-Modelle (inkl. der empfohlenen Maßnahmen) werden in der Regel durch einen Lenkungskreis freigegeben.
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